Rollen & Rechte

Überblick

Rollen bündeln Berechtigungen: Statt jeder Person einzelne Rechte zu geben, weist du ihr eine oder mehrere Rollen zu. Die Rollenverwaltung findest du im Mitglieder-Bereich unter dem Tab Rollen (/w/<workspace>/members?tab=roles); der Eintrag Rollen & Rechte in den Einstellungen führt an dieselbe Stelle.

Welche Rollen dein Workspace mitbringt, hängt von seiner Rechtsform ab. Für Vereine liefert GatherMatter die echten österreichischen Vereinsfunktionen als Vorlagen mit.

Einrichtung

1. Die eingebauten Rollen kennenlernen

In jedem Workspace gibt es die Grundrollen Admin (voller Verwaltungszugriff), Inhaber (primäre Eigentümerrolle) und Mitglied bzw. Teammitglied (Basisrolle mit Blick auf Verzeichnis, Kalender und Events).

Vereins-Workspaces bekommen zusätzlich die klassischen Vereinsfunktionen als Vorlagen:

• Obmann — leitet den Verein, vertritt den Vorstand nach außen, verwaltet Struktur, Rollen, Finanzen und Governance-Einstellungen.
• Obmann-Stellvertretung — vertritt den Obmann mit weitreichendem operativen Zugriff, ohne Eigentümerrolle zu sein.
• Kassier — verantwortet die Finanzen, prüft Zahlungsflüsse und exportiert Finanzunterlagen.
• Schriftführung — pflegt Protokolle, Mitgliederdaten und administrative Unterlagen.
• Vorstand — wirkt an Leitungsentscheidungen mit und sieht governance-relevante Informationen.
• Rechnungsprüfung — unabhängige Kontrollrolle mit reinem Lesezugriff auf Buchhaltung, Exporte und Unterlagen.
• Eventleitung — plant und steuert Veranstaltungen inklusive Einlass und Bestellabwicklung.

Solo- und Unternehmens-Workspaces nutzen stattdessen Vorlagen wie Management (operativer Alltag: Booking, Posteingänge, Events, Verkäufe), Profilredaktion (Medien und öffentliche Profilinhalte) oder Geschäftsführung (GmbH/FlexCo).

2. Rollen zuweisen

Rollen vergibst du direkt am Mitgliederprofil über Rollen verwalten — oder schon beim Einladen bzw. Importieren. Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig tragen; die Rechte addieren sich.

3. Eigene Rollen erstellen (Pro)

Mit Rolle erstellen legst du eigene Rollen mit frei gewählten Berechtigungen an — etwa „Social Media" mit Zugriff nur auf Profil und Medien. Die Rechte sind nach Bereichen gegliedert (Mitglieder, Events, Bestellungen, Finanzen, Dateien, Nachrichten, Einstellungen). Eigene Rollen sind im Free-Tarif nicht enthalten; Details zum Tarif findest du unter Abo & Setup.

4. Verantwortliche Person festlegen

Unter Einstellungen → Allgemein legt dein Workspace die Verantwortliche Person fest — laut Beschreibung im Produkt „die rechtlich verantwortliche Person für diesen Workspace (DSA Art. 30, FAGG §4)". Ihre Daten werden in Veranstaltungsangeboten angezeigt. Die Verantwortung lässt sich nur an Mitglieder mit Admin-Berechtigungen übertragen.

Tägliche Arbeit

• Neue Mitglieder bekommen beim Einladen gleich die passende Rolle.
• Nach der Generalversammlung überträgst du Funktionen einfach um: neue Rolle zuweisen, alte entfernen — die Historie der Person bleibt erhalten.
• Prüfe bei sensiblen Bereichen (Finanzen, Mitgliederdaten) regelmäßig, wer welche Rolle trägt.

Tipps & FAQ

Kann eine Person Kassier und Eventleitung gleichzeitig sein? Ja. Rollen sind kombinierbar, die Berechtigungen addieren sich.

Warum kann die Rechnungsprüfung nichts bearbeiten? Absichtlich: Die Rolle ist als unabhängige Kontrollinstanz mit Lesezugriff angelegt — passend zur gesetzlichen Aufgabe der Rechnungsprüfer im Verein.

Was passiert mit eigenen Rollen beim Wechsel auf Free? Eigene Rollen sind im Free-Tarif nicht enthalten. Solange dein Workspace eigene Rollen nutzt, wird das beim Tarifwechsel angezeigt und muss vorher aufgelöst werden.

Wer darf Rollen verwalten? Mitglieder mit dem Recht zur Rollenverwaltung — standardmäßig Admins, Inhaber und beim Verein der Obmann.