Events und Tickets verwalten

Überblick

Öffne Events für deine Eventliste. Jedes Event hat zwei Gesichter: die interne Detailseite für dein Team und die öffentliche Eventseite unter /e/<slug>, auf der Gäste Tickets kaufen oder sich registrieren.

Die interne Detailseite hat vier Zonen:

• Planen: Zeitplan, Details, Programm, Gig-Seiten, Crew und Aufgaben.
• Verkaufen: Tickets, Rabatte und Codes, Verkaufswege und die Einstellungen für alle Tickets.
• Live: der Eventtag mit Betrieb (Einlass, Scanner, Kasse), Heute, Crew live und Gästen.
• Auswerten: Rückblick, Listen und Dateien, Stunden und Medien.

Welche Abschnitte du siehst, hängt von deinen Rechten und vom Event ab: Betrieb erscheint zum Beispiel nur bei Ticket-Events und für Personen, die das Event verwalten oder am Einlass arbeiten.

Einrichtung

1. Event anlegen

Klicke unter Events auf „Neues Event“ (Event anlegen) und ergänze Name, Datum, Ort und Eintritt. Design und weitere Details bleiben nach dem Erstellen des Entwurfs bearbeitbar.

2. Teilnahmemodus wählen

Unter Teilnahmemodus entscheidest du, wie Gäste teilnehmen:

• Ticketverkauf: Gäste kaufen Tickets über den Checkout.
• RSVP-Registrierung: kostenlose Registrierung mit Name und E-Mail, ohne Ticketverkauf. Ideal für freie Events mit Gästeliste und Kapazitätslimit.

3. Factsheet pflegen

Unter Planen › Details findest du das Event-Factsheet, die zentrale Stelle für alle Stammdaten: Eventname, Kurzbeschreibung, Beschreibung, Zeitplan, Tagesgrenze, Ort, Kapazität, Mindestalter, Sichtbarkeit, Socials und Ticketdesign.

Tippe auf eine Angabe, ändere sie im Blatt und wähle Fertig. Ort, Eingangshinweis und Teilnahmeart erklärt Eventangaben ändern.

Die Kapazität ist die Obergrenze deines Events. Danach richtet sich, wie viele Tickets verkaufbar sind, und am Eventtag speist sie die Belegungsanzeige unter Live › Betrieb.

4. Sichtbarkeit und Veröffentlichung

Jedes Event startet als Entwurf. Über die Sichtbarkeit steuerst du, wer es sieht:

• Entwurf: nur für eure Mitglieder sichtbar, nicht öffentlich zugänglich.
• Nur Link: nur über den direkten Link erreichbar, taucht in keinen öffentlichen Listen auf.
• Öffentlich: gelistet und auffindbar in öffentlichen Events.

Mit Veröffentlichen geht dein Event online: Die öffentliche Seite unter /e/<slug> wird erreichbar und Gäste können Tickets kaufen oder sich registrieren.

Tägliche Arbeit

• Verkaufen › Tickets: Ticketarten anlegen, Preise und Kontingente anpassen, auch nach der Veröffentlichung.
• Live › Gäste: sehen, wer kommt, mit Teilnehmenden, Bestellungen und Check-in-Status (mehr dazu).
• Planen › Programm: Bühnen und Auftritte planen (mehr dazu).
• Live › Betrieb: am Eventtag Einlass und Verkauf steuern (mehr dazu).
• Planen › Crew und Aufgaben: die organisatorische Seite mit To-dos, Crew und Schichten pro Event.

Tipps & FAQ

Kann ich den Teilnahmemodus nachträglich ändern? Nur solange es weder Bestellungen noch Registrierungen gibt. Beim Wechsel zu RSVP müssen außerdem zuerst alle aktiven Ticketarten deaktiviert werden.

Warum sehe ich Betrieb nicht? Betrieb erscheint nur bei Events mit Ticketverkauf und nur für Personen mit Verwaltungsrechten für Events.

Was passiert, wenn ich die Kapazität senke? Bereits verkaufte Tickets bleiben gültig. Die Kapazität begrenzt den weiteren Verkauf und wird in der Belegungsrechnung am Eventtag berücksichtigt.

Kann ich ein veröffentlichtes Event wieder verstecken? Ja. Stell die Sichtbarkeit auf Nur Link oder zurück auf Entwurf. Bestehende Ticketkäufer:innen behalten ihre Tickets.