Events und Tickets verwalten

Überblick

Alle Events deines Workspace leben im Bereich Events unter /w/<workspace>/events. Jedes Event hat zwei Gesichter: die interne Detailseite für dein Team und die öffentliche Eventseite unter /e/<slug>, auf der Gäste Tickets kaufen oder sich registrieren.

Die interne Detailseite ist in Tabs organisiert:

• Übersicht — das Event-Factsheet mit allen Stammdaten.
• Betrieb — die Live-Steuerung am Eventtag (Einlass, Scanner, Vor-Ort-Verkauf).
• Gäste — Teilnehmer:innen und Bestellungen in einer gemeinsamen Ansicht.
• Aufgaben — Aufgaben, die mit diesem Event verknüpft sind.
• Crew — wer bei diesem Event mitarbeitet.
• Schichten — Schichtplanung für dein Team.
• Tickets — Ticketarten, Preise und Kontingente.
• Programm — Bühnen, Auftritte und Artist-Booking.

Welche Tabs du siehst, hängt von deinen Berechtigungen und den aktivierten Modulen ab — Betrieb erscheint zum Beispiel nur bei Ticket-Events und für Personen, die das Event verwalten dürfen.

Einrichtung

1. Event anlegen

Klicke unter Events auf „Neues Event“ (/w/<workspace>/events/new) und gib die Basics ein: Name, Datum, Ort. Das Cover-Bild wird im Querformat 16:9 zugeschnitten — es erscheint überall dort, wo dein Event angezeigt wird.

2. Teilnahmemodus wählen

Unter Teilnahmemodus entscheidest du, wie Gäste teilnehmen:

• Ticketverkauf — Gäste kaufen Tickets über den Checkout.
• RSVP-Registrierung — kostenlose Registrierung mit Name und E-Mail, ohne Ticketverkauf. Ideal für freie Events mit Gästeliste und Kapazitätslimit.

3. Factsheet pflegen

Auf dem Tab Übersicht findest du das Event-Factsheet — die zentrale Stelle für alle Stammdaten: Eventname, Kurzbeschreibung, Beschreibung, Zeitplan, Tagesgrenze, Ort, Kapazität, Mindestalter, Sichtbarkeit, Socials und Ticketdesign.

Die Bearbeitung läuft inline: Bearbeite jeweils einen Wert — Enter speichert einfache Felder, Esc bricht ab. So änderst du schnell einzelne Angaben, ohne ein großes Formular durchzugehen.

Die Kapazität ist die Obergrenze deines Events. Sie steuert, wie viele Tickets verkaufbar sind, und speist am Eventtag die Belegungsanzeige im Tab Betrieb.

4. Sichtbarkeit und Veröffentlichung

Jedes Event startet als Entwurf. Über die Sichtbarkeit steuerst du, wer es sieht:

• Entwurf — nur für Workspace-Mitglieder sichtbar, nicht öffentlich zugänglich.
• Nur Link — nur über den direkten Link erreichbar, taucht in keinen öffentlichen Listen auf.
• Öffentlich — gelistet und auffindbar in öffentlichen Events.

Mit Veröffentlichen geht dein Event live: Die öffentliche Seite unter /e/<slug> wird erreichbar und Gäste können Tickets kaufen bzw. sich registrieren.

Tägliche Arbeit

• Tickets — Ticketarten anlegen, Preise und Kontingente anpassen, auch nach der Veröffentlichung.
• Gäste — sehen, wer kommt: Teilnehmer:innen, Bestellungen und Check-in-Status (mehr dazu).
• Programm — Bühnen und Auftritte planen (mehr dazu).
• Betrieb — am Eventtag Einlass und Verkauf steuern (mehr dazu).
• Aufgaben, Crew, Schichten — die organisatorische Seite: To-dos, Team-Roster und Schichtpläne pro Event.

Tipps & FAQ

Kann ich den Teilnahmemodus nachträglich ändern? Nur solange es weder Bestellungen noch Registrierungen gibt. Beim Wechsel zu RSVP müssen außerdem zuerst alle aktiven Ticketarten deaktiviert werden.

Warum sehe ich den Tab Betrieb nicht? Betrieb erscheint nur bei Events mit Ticketverkauf und nur für Personen mit Verwaltungsrechten für Events.

Was passiert, wenn ich die Kapazität senke? Bereits verkaufte Tickets bleiben gültig. Die Kapazität begrenzt den weiteren Verkauf und wird in der Belegungsrechnung am Eventtag berücksichtigt.

Kann ich ein veröffentlichtes Event wieder verstecken? Ja — stelle die Sichtbarkeit auf Nur Link oder zurück auf Entwurf. Bestehende Ticketkäufer:innen behalten ihre Tickets.