Programm planen und Artists buchen

Überblick

Im Tab Programm verwaltest du Bühnen und Auftritte deines Events: Wer spielt wann und wo, welche Auftritte sind bestätigt, und wie erscheint das Programm auf der öffentlichen Eventseite.

Das Booking ist direkt eingebaut: Du kannst registrierte Artists suchen und verlinken oder Acts manuell eintragen. Gebuchte Artists bekommen automatisch Zugang zu einem eigenen Artist-Portal für ihr Event.

Einrichtung

1. Bühnen anlegen

Mit Bühne hinzufügen erstellst du die Struktur deines Programms: Bühnenname, Beschreibung, Farbe und Betriebszeiten. Bei kleinen Events reicht eine einzelne Bühne.

2. Auftritt hinzufügen

Mit Auftritt hinzufügen trägst du einen Act ein. Du kannst nach registrierten Artists suchen (Name, Username oder E-Mail) — gefundene Profile werden automatisch verknüpft — oder einen manuellen Eintrag mit Künstlername und E-Mail anlegen.

Pro Auftritt legst du fest:

• Startzeit (optional — leer lassen für „unassigned“), Endzeit oder Dauer (Min.) und die Art des Auftritts (DJ Set, Live, Vortrag, Sonstiges).
• Artist-Details — Bild, Links, Organisation, Kontakte und Bio für die öffentliche Darstellung.
• Gästeliste & Friends — Gäste-Kontingent und Friends-Plätze für diesen Artist.
• Notizen und interne Details für dein Team.
• Status (Bestätigt, Ausstehend, Abgesagt) und Sichtbarkeit (Öffentlich oder Entwurf).

3. Artist benachrichtigen

Beim Buchen kannst du den Artist per E-Mail benachrichtigen lassen. Die Nachricht enthält den persönlichen Zugangscode und den Portal-Link. Mit dem Zugangscode können Freund:innen des Artists vergünstigte Tickets freischalten — den Freundesliste-Rabatt (prozentual oder Festbetrag, bis zu 100 % = gratis) legst du zentral für alle Artist-Codes des Events fest.

4. Das Artist-Portal

Jeder gebuchte Artist bekommt automatisch ein eigenes Portal für das Event — ohne dass du etwas einrichten musst. Dort füllt der Artist selbst aus, was du sonst per E-Mail einsammeln würdest: Rider, Anreise, technische Details, gegebenenfalls das Honorar — und die eigene Gästeliste im Rahmen des Kontingents, das du beim Auftritt vergeben hast.

Welche Bereiche das Portal zeigt, konfigurierst du mit dem Artist-Portal-Builder pro Event oder als Workspace-Vorlage.

Tägliche Arbeit

• Booking-Pipeline — Auftritte auf Ausstehend anlegen und nach Zusage auf Bestätigt stellen; abgesagte Acts bleiben dokumentiert.
• Künstlersuche — verfügbare Artists entdecken und pro Event auf Vorauswahllisten (Shortlists) sammeln.
• Programm-Anzeige — steuern, wie das Programm öffentlich erscheint: vollständig mit Zeiten oder nur die Artists.
• Artist-Ankünfte — am Eventtag siehst du, welche Artists bereits angekommen sind.

Tipps & FAQ

Was passiert, wenn ich einen Auftritt entferne? Gästeliste und Kontingent des Auftritts werden storniert. Beim Entfernen einer Bühne werden Auftritte nur getrennt, nicht gelöscht.

Muss ein Artist registriert sein? Nein. Manuelle Einträge funktionieren vollständig — Portal-Zugang und Gästeliste laufen über E-Mail und Links. Registrierte Artists bringen zusätzlich ihr öffentliches Profil mit.

Wo verwalte ich das Honorar? Die finanzielle Abwicklung (Honorare, Honorarnoten) läuft über den Finanzbereich deines Workspace; im Auftritt hältst du die Vereinbarung fest. Artists können ihre Honorarnote — wenn du es erlaubst — selbst im Portal ausstellen.

Gäste- vs. Friends-Plätze — was ist der Unterschied? Gästelisten-Plätze sind namentliche Einträge mit freiem Eintritt. Friends-Plätze schalten über den Zugangscode vergünstigte Tickets frei — mehr dazu unter Gästelisten & Einladungen.