So läuft eine Buchung ab

Überblick

Eine Buchung auf GatherMatter verbindet beide Seiten: Der Veranstalter plant sein Lineup, der Artist bekommt automatisch sein Portal. Der typische Ablauf:

1. Der Veranstalter entdeckt Artists über die Künstlersuche oder kennt sie bereits.
2. Kandidat:innen landen auf einer Vorauswahlliste (Shortlist) des Events.
3. Aus der Anfrage wird eine Buchung — der Auftritt erscheint im Lineup des Events.
4. Mit der Buchung wird das Artist-Portal für diese Performance automatisch bereitgestellt.
5. Nach dem Auftritt folgt die Abrechnung — als Honorar-Gutschrift des Veranstalters oder als Honorarnote des Artists.

Einrichtung

1. Künstlersuche nutzen (Veranstalter)

In deinem Event findest du unter Entdecken die Künstlersuche: Sie zeigt buchbare Artists mit Profil, Tracks und bisherigen Gigs. Voraussetzung ist das aktivierte Lineup-Modul deines Events-Bereichs.

2. Shortlist anlegen (Veranstalter)

Speichere interessante Artists auf der Vorauswahlliste deines Events. So vergleicht dein Team Kandidat:innen pro Event, bevor Anfragen rausgehen.

3. Buchbar sein (Artist)

Damit du in der Künstlersuche auftauchst und Anfragen erhalten kannst, aktiviere in deinem Workspace Buchbar sein und pflege deine Booking-Einstellungen — mehr dazu unter Dein öffentliches Artist-Profil.

4. Nummerierung für Gutschriften einstellen (Veranstalter)

Honorar-Gutschriften brauchen fortlaufende Belegnummern. Das Format (Präfix wie GS-, Jahr, Stellenanzahl) legst du einmalig in den Workspace-Einstellungen unter Abrechnung → Nummerierung & Bank fest.

Tägliche Arbeit

• Anfrage → Buchung — der Artist bestätigt die Anfrage; danach ist der Auftritt fix und erscheint im Lineup mit Bühne und Slot-Zeit.
• Portal teilen — der Portal-Link wird pro Performance automatisch erzeugt; der Veranstalter schickt ihn dem Artist, ein Account ist nicht nötig. Was der Artist im Portal sieht und ausfüllt, steuert der Veranstalter über den Artist-Portal-Builder.
• Infos einsammeln — Gästeliste, Anreise, Rider und Uploads laufen über das Portal statt über E-Mail-Pingpong.
• Abrechnen — der Veranstalter stellt im Anschluss eine Honorar-Gutschrift aus, die der Artist im Portal bestätigt. Alternativ kann der Veranstalter freigeben, dass der Artist selbst eine Honorarnote über das Portal ausstellt.

Tipps & FAQ

Braucht der Artist ein GatherMatter-Konto? Nein. Das Portal funktioniert über einen persönlichen Link. Ein Konto lohnt sich trotzdem — für ein öffentliches Profil und automatisch gepflegte Gigs.

Kann ich Artists buchen, die nicht auf GatherMatter sind? Ja. Du kannst Auftritte direkt im Lineup anlegen; das Portal entsteht auch dann automatisch und der Artist bekommt den Link.

Wo sehe ich alle Anfragen und Buchungen eines Events? Im Event selbst: Lineup, Vorauswahl und Künstlersuche liegen als Bereiche direkt beim jeweiligen Event.

Welche Nummer bekommt die erste Gutschrift? Die Zählung startet mit deinem eingestellten Format, z. B. GS-2026-0001. Prüfe die Vorschau unter Abrechnung → Nummerierung & Bank, bevor du den ersten Beleg ausstellst.