Gästelisten und Einladungen

Überblick

Live › Gäste ist die gemeinsame Ansicht aller Personen deines Events: Ticketkäufer:innen mit ihren Bestellungen, Gästelisten-Einträge und, bei RSVP-Events, die Registrierungen. So beantwortest du an einer Stelle die Frage: Wer kommt, und wer ist schon da?

Die Gästeliste selbst speist sich aus mehreren Quellen: Einträge deines Teams, Gäste, die Artists über ihre Kontingente eintragen, sowie Sponsor-, VIP- und Promo-Plätze.

Einrichtung

1. Gäste eintragen

Mit Gast hinzufügen legst du einen Gästelisten-Eintrag an: Name, optional E-Mail und Telefon, dazu Plus (Anzahl der Begleitpersonen), die Quelle und Notizen.

Die Quelle hält fest, woher ein Platz kommt: Veranstalter, Künstler, Sponsor, VIP oder Promo. Das hilft später bei der Auswertung, wie viele Freikarten wohin gegangen sind.

2. Artist-Gästelisten

Gäste von Artists trägst du nicht selbst ein: Beim Auftritt unter Planen › Programm vergibst du ein Gäste-Kontingent, und der Artist füllt seine Plätze selbst auf seiner Gig-Seite, per Gig-Link auch ganz ohne eigenes Konto. Die Einträge erscheinen automatisch in der Gästeliste mit der Quelle Künstler (mehr dazu).

Daneben gibt es die Plätze für Freunde: Über den Zugangscode des Artists schalten Freund:innen vergünstigte Tickets frei. Das sind reguläre Ticketkäufe mit Rabatt, die durch den Checkout laufen, nicht über die Gästeliste.

3. RSVP-Registrierungen

Bei Events im Modus RSVP-Registrierung registrieren sich Gäste kostenlos mit Name und E-Mail und erhalten eine Bestätigungsmail. In den Registrierungs-Einstellungen steuerst du:

• Kapazitätslimit: Die Registrierung schließt automatisch, sobald die Gästezahl (inkl. +1s) das Limit erreicht.
• +1s erlauben und die maximale Zahl an Begleitpersonen pro Registrierung.
• Zusätzliche Formularfelder, eine optionale Newsletter-Checkbox und die Nachricht bei doppelter Registrierung.

Tägliche Arbeit

• Check-in-Status: Filtere die Liste nach Alle, Eingecheckt und Noch nicht, um jederzeit zu sehen, wer schon da ist.
• Einchecken am Einlass: Am Eventtag checkt deine Crew Gäste namentlich über Gäste im Scanner ein (mehr dazu). Begleitpersonen werden dabei mitgezählt.
• Einträge pflegen: Gäste entfernen oder reaktivieren; Änderungen erscheinen sofort auf allen Geräten.
• Belegung im Blick: Je nach Kapazitätsrechnung zählt die Gästelisten-Reserve in die erwartete Belegung unter Live › Betrieb hinein.

Tipps & FAQ

Bekommen Gästelisten-Gäste ein Ticket mit QR-Code? Je nach Einladung nutzen Gäste einen eigenen Gast-Pass oder die Namenssuche am Einlass. Artist-Gäste erscheinen, wenn Namen sichtbar sind, als Gast von {name}. Der Artist selbst nutzt einen getrennten Artist-Pass.

Was bedeutet die Plus-Spalte? Die Zahl der Begleitpersonen eines Eintrags. Beim Check-in wird die ganze Gruppe erfasst, damit die Belegung stimmt.

Kann ich sehen, welcher Artist einen Gast eingetragen hat? Ja. Artist-Einträge tragen die Quelle Künstler und sind ihrem Auftritt zugeordnet; im Programm siehst du pro Artist, wie viel Kontingent verwendet ist.

Gibt es Wartelisten für ausgebuchte RSVP-Events? Die Registrierung schließt automatisch am Kapazitätslimit. Du kannst das Limit erhöhen oder die Registrierung manuell wieder öffnen, um nachzurücken.