Ausgaben, Event-Abrechnung & Honorare

Überblick

Neben Einnahmen und Auszahlungen deckt der Finanzbereich auch die andere Seite ab: Ausgaben mit Freigabe-Workflow, die Event-Abrechnung pro Event, Honorar-Gutschriften für Artists sowie Berichte und Exporte für deine Buchhaltung. Vereine können zusätzlich Spendenbestätigungen ausstellen.

Alle Bereiche leben unter /w/<workspace>/finance — welche Tabs du siehst, hängt davon ab, welche Finanz-Features in deinem Workspace aktiv sind.

Einrichtung

1. Features aktivieren

Ausgaben laufen über das Transaktionsbuch (finance.transactions), Honorare über Künstler:innen-Honorar (finance.artist_payments), Berichte über GuV-Berichte (finance.pnl_reports) und Finanzexport (finance.export). Aktiviere, was du brauchst — die passenden Tabs erscheinen automatisch.

2. Nummerierung festlegen

Honorar-Gutschriften bekommen fortlaufende Nummern, z. B. GS-2026-0001 (Artist-Workspaces stellen Honorarnoten mit HN- aus). Präfix und Format stellst du unter Abo & Setup (/w/<workspace>/settings/billing) im Abschnitt Nummerierung & Bank ein — am besten bevor du die erste Gutschrift ausstellst.

Tägliche Arbeit

Ausgaben erfassen und freigeben. Unter Ausgaben durchläuft jede Ausgabe einen Workflow: Entwurf → eingereicht → freigegeben oder abgelehnt. Teammitglieder reichen ein, Verantwortliche geben frei — auch gesammelt per Mehrfachauswahl. So behältst du das Vier-Augen-Prinzip auch bei vielen Belegen.

Events abrechnen. Der Tab Events zeigt jede Veranstaltung mit Umsatz und Netto in einer Tabelle; über den Event-Filter öffnest du die Detailabrechnung eines einzelnen Events. Fertige Event-Abrechnungen findest du zusammen mit den Auszahlungsabrechnungen unter Dokumente.

Honorare ausstellen. Im Tab Honorar erstellst du rechtskonforme Gutschriften nach §11 Abs. 8 UStG für deine Artists:

1. Entwurf anlegen — Beträge, USt-Satz und Empfänger:in erfassen.
2. Ausstellen — die fortlaufende Nummer wird vergeben, die Daten eingefroren und das PDF erzeugt.
3. Als bezahlt markieren — verknüpft mit einem Kassabuch-Eintrag oder einer Banktransaktion.
4. Die Artists bestätigen den Empfang digital im Artist-Portal — die Bestätigung wird an der Gutschrift dokumentiert.

Ausgestellte Gutschriften lassen sich nicht mehr bearbeiten, nur mit Begründung stornieren (optional mit Korrektur-Gutschrift).

Berichte und Exporte. Mit aktiven GuV-Berichten bekommst du eine einfache Einnahmen-/Ausgabenrechnung nach Zeitraum. Fast jede Finanz-Tabelle lässt sich als CSV, Excel oder PDF exportieren — für die Übergabe an Steuerberatung oder Vereinskassaprüfung.

Spendenbestätigungen. Mit aktivem Feature (finance.donation_receipts) stellst du Spendenbestätigungen mit eigener fortlaufender Nummerierung aus und verwaltest sie im Tab Spenden.

Tipps & FAQ

Wer darf Ausgaben freigeben? Freigeben können Admins bzw. Mitglieder mit Finanz-Berechtigung. Wer nur erfasst, reicht zur Freigabe ein.

Kann ich eine ausgestellte Gutschrift ändern? Nein — ausgestellt ist ausgestellt (fortlaufende Nummer!). Storniere sie mit Begründung und stelle bei Bedarf eine Korrektur-Gutschrift aus.

Was ist der Unterschied zwischen Honorarnote und Gutschrift? Beides dokumentiert dieselbe Leistung. Bei der Gutschrift (§11 Abs. 8 UStG) stellst du als Veranstalter:in das Dokument aus und die Artists bestätigen; eine Honorarnote stellen Artists selbst aus.

In welchem Format exportiere ich für die Steuerberatung? CSV oder Excel für die Weiterverarbeitung, PDF als Beleg. Auszahlungs- und Event-Abrechnungen liegen fertig unter Dokumente.