Budget und Kalkulation für dein Event

Überblick

Bevor du eine Location mietest oder einer Band zusagst, sollte ein Budget zwei Fragen beantworten: Was kostet das Event? Und wie viele Tickets musst du verkaufen, damit es sich trägt? Dieser Leitfaden zeigt, wie du beides rechnest. Die Vorlage unten nimmt dir die Formeln ab.

Kalkulationsvorlage herunterladen Excel-Datei (.xlsx) mit einem deutschen und einem englischen Blatt

Einnahmen und Ausgaben sammeln

Schreib zuerst alles auf, was Geld bringt oder kostet, auch wenn der Betrag noch geschätzt ist.

Einnahmen: Tickets, Bar, Garderobe, Sponsoring, Förderungen, Merch.

Ausgaben, die bei fast jedem Event anfallen:

• Location: Miete, Reinigung, Strom, oft eine Kaution.
• Gagen: Artists, dazu Reise, Unterkunft und Catering laut Rider.
• Technik: Ton, Licht, Bühne, Technik-Crew.
• Sicherheitsdienst: Security und Ordner:innen, meist pro Person und Stunde.
• AKM: Der Tarif richtet sich unter anderem nach Fassungsraum und Eintrittspreis. Siehe AKM und Abgaben.
• Getränke-Einkauf: wenn du die Bar selbst betreibst.
• Ticketgebühren: Siehe Ticketgebühren verstehen.
• Werbung, Versicherung und Sonstiges: Plakate, bezahlte Posts, Veranstalter-Haftpflicht, Bändchen.

Fixe und variable Kosten

Teil die Ausgaben in zwei Gruppen:

• Fixe Kosten fallen an, egal wie viele Gäste kommen: Location, Gagen, Technik, Werbung.
• Variable Kosten wachsen mit jedem Ticket: Ticketgebühren, Bändchen, bei manchen Locations eine Abgabe pro Gast.

Der Unterschied entscheidet, wie viele Tickets du brauchst. Jedes Ticket bringt seinen Preis minus seine variablen Kosten, den Deckungsbeitrag. Diese Beträge müssen zusammen die fixen Kosten decken.

Der Break-even

Die Formel: fixe Kosten geteilt durch den Deckungsbeitrag je Ticket.

Ein Beispiel: Die fixen Kosten liegen bei 3.000 €. Ein Ticket kostet 18 €, an variablen Kosten fallen je Ticket 3 € an. Jedes Ticket bringt also 15 €, und ab dem 200. verkauften Ticket ist das Event gedeckt. Rechnest du den Überschuss der Bar mit ein, sinkt die Zahl. Rechne ihn aber vorsichtig: Die Bar verkauft nur so viel, wie Gäste kommen.

Drei Szenarien

Rechne jedes Event dreimal:

• Vorsichtig: Du verkaufst 60 % der Tickets. Deckt das die fixen Kosten nicht, weißt du, wie groß dein Risiko ist.
• Realistisch: so viele Tickets wie bei deinem letzten vergleichbaren Event.
• Ausverkauft: Das zeigt, was im besten Fall bleibt.

Plan dazu einen Puffer von rund 10 % der Ausgaben für Unvorhergesehenes ein. Trägt nur das ausverkaufte Szenario das Event, ist der Ticketpreis zu niedrig oder das Programm zu teuer.

Brutto oder netto

Trag alle Beträge auf dieselbe Art ein:

• Als Kleinunternehmer rechnest du brutto. Die Umsatzsteuer auf deine Ausgaben bekommst du nicht zurück, sie gehört zu deinen Kosten.
• Wenn du regulär besteuert wirst, rechnest du netto: Einnahmen ohne Umsatzsteuer, Ausgaben ohne die Vorsteuer, die du zurückholst.

Mehr dazu im Leitfaden Als Kleinunternehmer veranstalten. Buchst du Artists aus dem Ausland, prüf die Abzugsteuer, bevor du die Gage zusagst. Der Leitfaden AKM und Abgaben beschreibt sie.

Förderungen und Sponsoring

Förderstellen wollen meist vor dem Event einen Kosten- und Finanzierungsplan und danach eine Abrechnung. Leg die Vorlage deshalb so an, dass du sie später mit den echten Zahlen füllen kannst. Plane eine Förderung erst als Einnahme ein, wenn die Zusage schriftlich vorliegt.

Die Vorlage

Die Excel-Datei hat ein deutsches und ein englisches Blatt mit denselben Formeln. In den hellen Feldern überschreibst du die Beispielwerte: Ticketpreis, verkaufte Tickets, deinen Plan und die einzelnen Einnahmen und Ausgaben. Summen, Ticketgebühren, Ergebnis und die Tickets bis zur Kostendeckung rechnen sich selbst.

Mit Gathermatter

• Unter Finanzen › Events siehst du nach dem Event Umsatz, Gebühren und Netto je Event. Leg das Ergebnis neben dein Budget und notiere, wo du danebenlagst.
• Ausgaben erfasst du im Finanzbereich, wie im Artikel Ausgaben, Event-Abrechnung und Gagen beschrieben.

Quellen

• Gathermatter Preise für die Gebührensätze in der Vorlage