Zugang und Funktionen

Überblick

Was eine Person bei deinem Veranstalter oder Artist darf, ergibt sich aus zwei Dingen:

• Zugang: die Grundstufe. Jede Person hat genau einen Zugang: Inhaber:in, Admin oder Mitglied.
• Funktionen: benannte Bündel zusätzlicher Rechte, die auf dem Zugang aufsetzen, etwa Kassier oder Eventleitung.

Du findest beides im Mitglieder-Bereich unter dem Tab Funktionen; der passende Eintrag in den Einstellungen führt an dieselbe Stelle.

Was jemand bei einem Event macht (Einlass, Kasse, Bar, Technik), ist ein Dienst und keine Funktion.

Einrichtung

1. Die Zugänge kennenlernen

• Inhaber:in: der primäre Zugang der Person, der der Veranstalter oder Artist gehört.
• Admin: voller Verwaltungszugriff.
• Mitglied: Blick auf Verzeichnis, Kalender und Events.

2. Die Funktionen kennenlernen

Welche Funktionen als Vorlagen bereitstehen, hängt von der Rechtsform ab. Ein Verein bekommt die echten österreichischen Vereinsfunktionen:

• Obmann/Obfrau: leitet den Verein und vertritt den Vorstand nach außen.
• Kassier: verantwortet die Finanzen, prüft Zahlungsflüsse und exportiert Finanzunterlagen.
• Schriftführung: pflegt Protokolle, Mitgliederdaten und administrative Unterlagen.
• Rechnungsprüfung: unabhängige Kontrolle mit reinem Lesezugriff auf Buchhaltung, Exporte und Unterlagen.
• Eventleitung: plant und steuert Veranstaltungen inklusive Einlass und Bestellabwicklung.
• Social Media und Buchungen.

Ein Artist bekommt stattdessen Vorlagen wie Management und Booking-Agentur.

3. Zugang und Funktionen vergeben

Zugang und Funktionen vergibst du direkt bei der Person im Mitglieder-Bereich, oder schon beim Einladen oder Importieren. Eine Person kann mehrere Funktionen gleichzeitig tragen; die Rechte addieren sich. Du kannst nur Rechte vergeben, die du selbst hast.

4. Eigene Funktionen hinzufügen

Als Inhaber:in kannst du zu den Vorlagen eigene Funktionen hinzufügen. Eigene Funktionen gibt es auch mit Free. Details zum Plan findest du unter Abo.

5. Verantwortliche Person festlegen

Unter Einstellungen › Allgemein legst du die Verantwortliche Person fest: die rechtlich verantwortliche Person (Art. 30 DSA, § 4 FAGG). Name und Kontakt dieser Person erscheinen in Veranstaltungsangeboten. Die Verantwortung lässt sich nur an Mitglieder mit Admin-Zugang übertragen.

Tägliche Arbeit

• Neue Mitglieder bekommen beim Einladen gleich den passenden Zugang und die passenden Funktionen.
• Nach der Generalversammlung überträgst du Funktionen einfach um: neue Funktion zuweisen, alte entfernen. Die Historie der Person bleibt erhalten.
• Prüfe bei sensiblen Bereichen (Finanzen, Mitgliederdaten) regelmäßig, wer welche Funktion trägt.

Tipps & FAQ

Kann eine Person Kassier und Eventleitung gleichzeitig sein? Ja. Funktionen sind kombinierbar, die Rechte addieren sich.

Warum kann die Rechnungsprüfung nichts bearbeiten? Absichtlich: Die Funktion ist als unabhängige Kontrollinstanz mit Lesezugriff angelegt, passend zur gesetzlichen Aufgabe der Rechnungsprüfer im Verein.

Gibt es eigene Funktionen mit Free? Ja. Eigene Funktionen sind nicht auf Pro beschränkt.

Wer darf Funktionen vergeben? Standardmäßig Inhaber:innen, Admins und beim Verein Obmann/Obfrau. Jede Person kann nur Rechte weitergeben, die sie selbst hat.