Zeitplan für deinen Event-Launch

Überblick

Ein Event verkauft sich selten in der letzten Woche von selbst. Wer früh ankündigt, früh Tickets anbietet und dann in Wellen nachlegt, verteilt den Verkauf auf mehrere Wochen und sieht rechtzeitig, ob das Event sich trägt. Dieser Leitfaden gibt dir einen Zeitplan, den du an dein Event anpasst. Die Wochenangaben sind Erfahrungswerte für eine Clubnacht oder ein Konzert mit einigen hundert Gästen. Für ein Festival beginnst du Monate früher, für ein kleines Vereinsfest reichen oft vier Wochen.

Bevor du ankündigst

Kündige erst an, wenn diese Punkte stehen:

• Datum und Location sind schriftlich fix.
• Die Acts, die du nennst, haben zugesagt, und du darfst sie ankündigen. Viele Buchungsvereinbarungen legen fest, ab wann das geht. Mehr dazu im Leitfaden Das Line-up ankündigen.
• Das Budget geht auf, auch im vorsichtigen Szenario. Siehe Budget und Kalkulation.
• Die Behördenfristen sind im Kalender: Je nach Bundesland und Größe musst du das Event anmelden oder genehmigen lassen, manchmal Wochen im Voraus. Siehe Sicherheitskonzept und Anmeldung bei der Behörde. Die Musik meldest du vorher bei der AKM an, siehe AKM und Abgaben.

Acht bis zwölf Wochen vorher

• Eventseite anlegen: Name, Datum, Ort, ein Bild und ein paar Sätze, worum es geht. Solange du noch baust, bleibt das Event ein Entwurf.
• Ticketarten und Preisphasen festlegen: Ein Early-Bird-Preis bis zu einem Datum oder einem Kontingent belohnt die ersten Käufer:innen und gibt dir früh ein Signal. Plan die Phasen so, dass jede Preisstufe mit einer Ankündigung zusammenfällt.
• Save the date: Datum, Ort und Stimmung. Wenn du schon Acts nennen darfst, nenn sie.
• Vorverkauf öffnen, sobald die Seite steht. Wer das Datum früh sieht, soll auch gleich kaufen können.

Vier bis acht Wochen vorher

• Die zweite Welle: weitere Acts, der Headliner oder Details, die das Event besonders machen (Location, Bühnen, Kooperationen).
• Partner einbinden: Artists, Location, befreundete Kollektive und Vereine teilen das Event. Gib ihnen einen eigenen Link, damit du später siehst, was er gebracht hat. Siehe Kanäle, die Tickets verkaufen.
• Newsletter an alle, die dem Empfang zugestimmt haben.
• Plakate und Flyer in Druck geben, wenn du welche machst.

Die letzten zwei bis vier Wochen

• Timetable veröffentlichen: Wer spielt wann. Viele Gäste entscheiden erst jetzt.
• Die letzte Preisphase: Sag an, wann sie endet, und halte die Frist ein.
• Gästeliste schließen: Leg ein Datum fest, bis zu dem Artists und Partner ihre Namen eintragen. Siehe Die Gästeliste als Marketing.
• Einlass vorbereiten: Crew, Scanner und Kasse. Siehe Einlass und Scanner.

Die Woche des Events

• Erinnerung an alle, die schon ein Ticket haben: Anfahrt, Einlasszeit, was sie mitbringen sollen.
• Letzter Aufruf in den Kanälen, die bisher am besten verkauft haben.
• Am Eventtag Fotos und kurze Videos für die Nachberichterstattung, mit Rücksicht auf die Gäste im Bild.

Nach dem Event

• Danke sagen, an Gäste, Artists und Crew, am besten am nächsten Tag.
• Zahlen anschauen: Wann wurde verkauft, über welche Links, zu welchem Preis? Das ist die Grundlage für den Zeitplan des nächsten Events.

Knappheit ehrlich kommunizieren

„Nur noch wenige Tickets“ und „Early Bird endet heute“ verkaufen, aber nur, wenn es stimmt. Eine unrichtige Behauptung, ein Angebot sei nur sehr begrenzte Zeit verfügbar, gilt gegenüber Verbraucher:innen immer als unlautere Geschäftspraktik (Anhang Z 7 zum UWG), und irreführende Angaben über ein Angebot sind generell unzulässig (§ 2 UWG). Kündige also nur Fristen und Restmengen an, die du einhältst.

Mit Gathermatter

• Preisphasen stellst du in der Ticketart ein: Ein Early-Bird-Preis endet an einem Datum oder mit seinem Kontingent, dann gilt automatisch die nächste Stufe. Siehe Erste Tickets verkaufen.
• Sichtbarkeit: Ein Event bleibt Entwurf, bis du es veröffentlichst. Siehe Events und Tickets verwalten.
• Den Verlauf des Vorverkaufs siehst du im Event unter Auswerten › Rückblick: Umsatz, Ticketarten und Verkauf nach Tag.

Quellen

• UWG § 2 (irreführende Geschäftspraktiken) und Anhang zum UWG, Z 7