Die Gästeliste als Marketing
Wie du Gästelistenplätze gezielt vergibst: Kontingente für Artists und Partner, Codes statt Freikarten, RSVP für freie Events und was beim Datenschutz gilt.
Aktualisiert 7. Oktober 2026
Überblick
Eine Gästeliste ist mehr als freier Eintritt für Freund:innen. Gezielt vergeben, bringt sie Menschen ins Event, die andere mitziehen: Artists mit ihrem Umfeld, Partner, Leute aus der Szene, die darüber posten. Jeder Platz ist aber auch ein Ticket, das du nicht verkaufst. Dieser Leitfaden zeigt, wie du die Liste planst, statt sie wachsen zu lassen.
Ein Budget für Plätze
Leg vor dem Vorverkauf fest, wie viele Gästelistenplätze es insgesamt gibt, und teile sie auf:
- Artists: ein festes Kontingent pro Act, zum Beispiel zwei oder vier Plätze.
- Partner und Sponsoren: was ihr vereinbart habt.
- Presse und Multiplikator:innen: Leute, die über das Event berichten oder posten.
- Crew und Team: wenn sie nicht ohnehin arbeiten.
Die Plätze zählen zur Kapazität, auch wenn sie nichts einbringen. Rechne sie im Budget mit: An der Bar geben Gästelisten-Gäste Geld aus, an der Kasse nicht.
Codes statt Freikarten
Nicht jeder Wunsch nach einem Platz muss ein Gästelistenplatz werden. Für größere Kreise ist ein Rabattcode oft besser:
- Gästeliste: namentlicher Eintrag, freier Eintritt, Einlass per Namenssuche.
- Code: ein vergünstigtes oder verstecktes Ticket, das über den Checkout läuft. Die Person hat ein Ticket mit QR-Code, du siehst den Kauf in deinen Zahlen, und du erfährst, wie viele über diesen Code kamen.
Promoter und Partner, die „ein paar Leute mitbringen“ wollen, bekommen deshalb besser einen eigenen Code als eine lange Liste.
Eine Frist setzen
Leg ein Datum fest, bis zu dem alle Namen eingetragen sind, etwa zwei Tage vor dem Event. Dann weiß die Einlass-Crew, wer kommt, und du siehst rechtzeitig, wie viele Plätze noch frei sind. Späte Wünsche gehen über einen Code.
Freie Events mit Anmeldung
Kostet dein Event keinen Eintritt, ersetzt eine Anmeldung die Gästeliste: Gäste melden sich mit Name und E-Mail an, und die Anmeldung schließt, wenn die Kapazität erreicht ist. So weißt du vorher, wie viele kommen, statt am Eventtag zu raten.
Wer war da?
Schau nach dem Event nach, wer von der Liste tatsächlich gekommen ist und über welche Quelle. Ein Partner, dessen Gäste nicht kommen, bekommt beim nächsten Mal weniger Plätze. Artists, deren Gäste zuverlässig kommen und andere mitbringen, vielleicht mehr.
Datenschutz und Newsletter
Eine Gästeliste enthält personenbezogene Daten. Erheb nur, was der Einlass braucht, meist Name und Begleitpersonen (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), und gib die Liste nur an die weiter, die sie am Einlass brauchen.
Ein Platz auf der Gästeliste ist keine Einwilligung in Werbung. Für Werbung per E-Mail oder SMS brauchst du die vorherige Einwilligung (§ 174 Abs. 3 TKG 2021). Die Ausnahme für eigene Kund:innen (§ 174 Abs. 4 TKG 2021) setzt unter anderem voraus, dass du die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Dienstleistung bekommen hast und die Person dabei ablehnen konnte. Verlass dich bei Gästelisten-Einträgen nicht darauf, sondern frag nach der Einwilligung. Mehr dazu im Leitfaden Kanäle, die Tickets verkaufen.
Mit Gathermatter
- Gästeliste: Im Event unter Live › Gäste trägst du Gäste mit Name, Plus (Begleitpersonen) und Quelle ein: Veranstalter, Künstler, Sponsor, VIP oder Promo. Die Filter Eingecheckt und Noch nicht zeigen, wer gekommen ist. Siehe Gästelisten und Einladungen.
- Kontingente für Artists: Beim Auftritt vergibst du ein Gäste-Kontingent. Der Artist trägt seine Gäste selbst auf seiner Gig-Seite ein, per Gig-Link auch ohne eigenes Konto. Siehe Programm planen und Artists buchen.
- Codes: Codes geben Rabatt oder schalten versteckte Tickets frei, als Link mit
?code=sind sie beim Öffnen schon aktiv. Siehe Erste Tickets verkaufen. - Anmeldung für freie Events: Im Teilnahmemodus RSVP-Registrierung setzt du ein Kapazitätslimit und kannst eine Newsletter-Checkbox anbieten.