Einlass und Scanner am Eventtag

Überblick

Am Eventtag hat jedes Event einen Scanner. Er läuft im Browser am Handy, ohne App: Mitglieder öffnen ihn im Event unter Live mit Scannen, deine Crew aus dem Crew-Pass. Oben stehen Event, Dienst und Eingang, unten das Dock mit Suchen, Scannen, Gäste und, für die Kasse, Kasse.

Jeder Scan zeigt ein Ergebnis in einem Wort: Eingelassen, Schon drin, Falscher Tag, Falsches Event oder Ungültig mit dem Grund. Eingelassen schließt sich nach zwei Sekunden von selbst; deinen eigenen Scan nimmst du 30 Sekunden lang mit Rückgängig zurück.

Für Zugang ab jetzt bis zum Eventende ohne Schicht nutze Crew direkt im Event einladen. Für reguläre Einsätze gilt das folgende Zeitfenster.

Wer scannt

• Mitglieder scannen mit ihrem Konto, wenn ihre Funktion Bestellungen oder Events verwaltet.
• Crew scannt mit dem Dienst ihres Einsatzes: Einlass, Kasse, Gästeliste oder Leitung. Lade Helfer:innen in der Crew ein; jede Person bekommt einen eigenen Link, der beim ersten Öffnen an ihr Handy gebunden wird.
• Der Scanner gilt für die Crew von drei Stunden vor Einlass bis sechs Stunden nach Eventende, an jedem Tag eines mehrtägigen Events. Davor zeigt er, ab wann.

Im Protokoll steht bei jedem Scan, wer an welchem Eingang mit welchem Gerät gescannt hat.

Was jede Person sieht

• Einlass: Ergebnis, Ticketart, die Belegung und die Kapazität. Namen, wenn der Einsatz Namen zeigt (das ist die Voreinstellung).
• Kasse: dazu die Kasse und Meine Kasse mit den Verkäufen dieses Geräts. Walk-ins trägt sie in die Gästeliste ein.
• Leitung: alle Zahlen mit Umsatz im Blatt Zahlen, der Zähler für Personen ohne Ticket, Einlass starten und schließen, Gäste ändern und entfernen.

E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Notizen erscheinen auf keinem Einlassgerät, auch nicht für Mitglieder. Kontakt und Notizen pflegst du im Event unter Live › Gäste.

Gültigkeit und Wiedereinlass

Pro Ticketart legst du unter Verkaufen › Tickets fest, wann ein Ticket gilt: einmal für das ganze Event, einmal pro Eventtag oder nur an gewählten Tagen. Ein zweiter Scan zeigt dann Schon drin oder, an einem anderen Tag, Falscher Tag. Ist im Event der Schalter Wiedereinlass an, sagt Schon drin dazu: Wiedereinlassnachweis prüfen.

Kasse

Verkauft wird nur bar. Wer an der Kasse kauft, ist sofort eingelassen, Kundendaten braucht es keine: Der Gast scannt nach dem Verkauf den Code am Bildschirm und bekommt Beleg und Tickets aufs Handy. Ein Crew-Gerät schaltet die Kasse einmal mit einem Code aus der E-Mail frei. Preise ändern und eigene Einträge anlegen darf nur, wer Events verwaltet.

Ohne Netz

Der Scanner hält einen Bestand des Events auf dem Gerät: Namen, Ticketnummern und Prüfwerte, keine Kontaktdaten. Ohne Netz prüft er weiter damit, merkt Scans und Verkäufe vor und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist. Der Bestand verschwindet nach dem Event, beim Abmelden und wenn das Gerät gesperrt wird. Was ein gesperrtes Gerät noch nicht übertragen hatte, landet bei der Leitung zur Prüfung.

Artist-Pässe

Ein erfolgreicher Artist-Scan zeigt ein eigenes Artist-Ergebnis und bei eingeschaltetem Ton einen kurzen aufsteigenden Ton. Gäste eines Artists erscheinen, wenn Namen sichtbar sind, als Gast von {name}. Deinen Artist-Pass nutzen erklärt den Unterschied.

Tipps & FAQ

Der Scanner sagt „Einlass ist geschlossen“. Die Leitung startet den Einlass im Scanner oder im Event unter Live, dann scannen alle Geräte an allen Eingängen.

Ein Ticket gehört zu einem anderen Event. Der Scanner sagt Falsches Event und nennt das Event, wenn es eines von euren ist. Schick die Person zur Kasse.

Ein Handy hat keinen Zugang mehr. Gib der Person in der Crew einen neuen Link. Das alte Gerät verliert den Zugang, ihre Scans bleiben gezählt.

Sind Kassenbelege RKSV-signiert? Nein. Die App zeichnet Verkäufe auf, signiert aber keine RKSV-Belege. Das gilt auch mit Pro. Du erfüllst als Veranstalter die nötigen Beleg- und Kassenpflichten. Mehr dazu unter Auszahlung und Belege.

Kann ich Barverkäufe später erfassen? Ja, in der Eventabrechnung unter Vor-Ort-Verkauf erfassen, nur bar.