Team einladen

Überblick

Events macht man selten allein. Im Mitgliederbereich unter Mitglieder holst du dein Team dazu: Vorstand, Kassier:in, Helfer:innen. Alle arbeiten mit denselben Daten, jede:r mit dem passenden Zugang und den passenden Funktionen.

Der Bereich hat zwei Tabs: Übersicht zeigt alle Mitglieder mit Suche und Filtern, Funktionen zeigt, welche Funktionen es gibt und wer sie innehat.

Für kurzfristige Hilfe am Einlass nutze Crew direkt im Event einladen. Dafür sind Konto und Schicht optional.

Einrichtung

1. Einladung verschicken

Öffne Mitglieder und klicke auf Mitglied einladen. Du gibst die E-Mail-Adresse ein und wählst Zugang und Funktionen. Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail und landet nach der Anmeldung direkt bei euch. Ein bestehendes Gathermatter-Konto ist keine Voraussetzung. Bei Bedarf entsteht es beim Annehmen der Einladung.

2. Zugang und Funktionen wählen

Der Zugang ist die Grundstufe: Inhaber:in, Admin (volle Verwaltung) oder Mitglied (ohne Verwaltungsrechte). Funktionen geben zusätzliche Rechte. Welche Funktionen als Vorlagen bereitstehen, hängt von der Rechtsform ab. Für Vereine sind die typischen österreichischen Vereinsfunktionen bereits angelegt:

• Obmann/Obfrau: Vereinsvorsitz.
• Kassier: Finanzen und Kassenführung.
• Schriftführung: Protokolle und Schriftverkehr.
• Rechnungsprüfung: prüfender Blick auf die Finanzen.
• Eventleitung: Verantwortung für einzelne Events.
• Social Media und Buchungen.

Jede Funktion bringt sinnvolle Standard-Berechtigungen mit: Ein:e Kassier:in sieht die Finanzen, die Eventleitung verwaltet Events. Du kannst nur Rechte vergeben, die du selbst hast. Wenn du unsicher bist, starte mit Mitglied ohne Funktion und ergänze später.

3. Funktionen im Blick behalten

Im Tab Funktionen siehst du alle Funktionen und ihre Besetzung. Hier prüfst du zum Beispiel nach der Generalversammlung schnell, ob die Funktionen noch aktuell verteilt sind.

Tägliche Arbeit

• Mitglieder finden: Die Übersicht bietet Suche und Filter; per Klick öffnest du die Details eines Mitglieds.
• Funktionen ändern: Zugang und Funktionen lassen sich jederzeit anpassen, etwa wenn jemand neu in den Vorstand kommt.
• Nachladen statt vorplanen: Du musst nicht alle auf einmal einladen. Lade Leute ein, wenn sie gebraucht werden, etwa die Einlass-Crew kurz vor dem Event.

Tipps & FAQ

Die Einladung ist nicht angekommen. Was tun? Bitte die Person, den Spam-Ordner zu prüfen, und kontrolliere die E-Mail-Adresse auf Tippfehler. Im Zweifel lädst du einfach erneut ein.

Kann eine Person mehrere Funktionen haben? Ja. In kleinen Vereinen übernimmt oft eine Person mehrere Funktionen. Die Rechte addieren sich.

Was sehen Mitglieder ohne Funktion? Der Zugang Mitglied hat keine Verwaltungsrechte. Mitglieder sehen etwa Verzeichnis, Kalender und Events.

Muss mein Team für Gathermatter zahlen? Nein. Eingeladene Mitglieder brauchen nur ein kostenloses Konto.