Das Line-up ankündigen

Überblick

Für viele Gäste ist das Line-up der Grund, ein Ticket zu kaufen. Eine gut geplante Ankündigung gibt dir mehrere Anlässe, über dein Event zu sprechen, statt nur einen. Dieser Leitfaden zeigt, was du vor der ersten Ankündigung klärst, welches Material du brauchst und wie du das Line-up in Wellen veröffentlichst.

Vor der Ankündigung klären

Sprich mit jedem Artist oder der Agentur, bevor du einen Namen nennst:

• Die Zusage ist fix. Kündige keinen Act an, der nur „wahrscheinlich“ spielt.
• Ab wann du ankündigen darfst. Viele Buchungsvereinbarungen legen ein Datum fest, manche Artists wollen eine Tour oder ein anderes Event zuerst ankündigen.
• Wie der Name geschrieben wird, und ob du „live“, „DJ Set“ oder ein Projekt dazuschreibst.
• Die Reihenfolge und Größe auf dem Flyer, wenn mehrere Acts spielen. Ist nichts vereinbart, ist alphabetisch die neutrale Lösung.
• Wer was postet, und wann. Postet der Artist am selben Tag, erreicht die Ankündigung beide Publikumsgruppen.

Material sammeln

Bitte jeden Artist um:

• Ein Pressefoto, das du für die Ankündigung verwenden darfst.
• Eine kurze Bio, zwei oder drei Sätze.
• Links und Handles für Instagram, SoundCloud, Bandcamp oder die eigene Website, damit du richtig verlinkst.

Fotos sind urheberrechtlich geschützt: Das Recht, ein Lichtbild zu verbreiten und online zu stellen, hat die Person, die es aufgenommen hat (§ 74 Abs. 1 UrhG). Nutze deshalb die Fotos, die dir der Artist oder die Agentur für die Ankündigung gibt, nicht irgendein Bild aus dem Netz. Steht der Name der Fotografin oder des Fotografen am Bild, nennst du ihn auch in deiner Ankündigung (§ 74 Abs. 3 UrhG).

In Wellen ankündigen

Ein Plan, den du an dein Event anpasst:

1. Erste Welle: ein paar Namen, oft mit dem Headliner. Dazu der Start des Vorverkaufs mit dem Early-Bird-Preis.
2. Zweite Welle: weitere Acts. Endet hier eine Preisphase, sag es dazu.
3. Das vollständige Line-up, zwei bis vier Wochen vor dem Event.
4. Der Timetable: wer wann auf welcher Bühne spielt, meist in der Woche davor.

Jede Welle bekommt ein eigenes Bild, das auch auf dem Handy lesbar ist, und denselben Link zur Eventseite. Zeitplan und Preisphasen stimmst du mit dem Zeitplan für deinen Event-Launch ab.

Wenn ein Act absagt

Das passiert. Informier zuerst alle, die schon ein Ticket haben, und dann die Öffentlichkeit. Sag offen, wer ausfällt und ob jemand nachkommt. Wie du mit Rückerstattungen umgehst, legst du am besten fest, bevor es passiert. Wie sie in Gathermatter ablaufen, steht unter Rückerstattungen.

Mit Gathermatter

• Auftritte vorbereiten: Du legst das ganze Line-up im Event unter Planen › Programm an. Auf der öffentlichen Eventseite erscheinen nur Auftritte mit dem Status Bestätigt und der Sichtbarkeit Öffentlich. Stell für jede Welle die Sichtbarkeit der neuen Acts um. Siehe Programm planen und Artists buchen.
• Erst Namen, dann Zeiten: Mit der Programm-Anzeige zeigst du zuerst nur die Artists und schaltest später auf das vollständige Programm mit Zeiten.
• Artist-Codes: Jeder gebuchte Artist bekommt einen Rabattcode für Freunde. Teilt der Artist seinen Code mit der Ankündigung, bekommen seine Freund:innen den Freundesliste-Rabatt, den du für das Event festlegst.
• Artist-Profile: Verknüpfst du einen registrierten Artist, bringt er sein öffentliches Profil mit. Siehe Dein öffentliches Artist-Profil.

Quellen

• UrhG § 74 (Lichtbildschutz)