Verträge verwalten und signieren

Überblick

Mit dem Modul Verträge verwaltest du Verträge mit Lieferanten und Partnern direkt im Workspace — von Bookings über Location-Verträge bis zu Sponsoring-Vereinbarungen. Du findest es unter /w/<workspace>/contracts.

Die Vertragsverwaltung erlaubt dir, Verträge zu erstellen und zu verfolgen: Jeder Vertrag durchläuft einen klaren Status-Workflow von Entwurf über versendet bis signiert; abgelaufene und stornierte Verträge bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten. Eine Übersicht zeigt dir auf einen Blick, wie viele Verträge signiert sind und wie viele noch offen.

Dazu kommen drei Bausteine:

• Vertragsvorlagen — wiederverwendbare Vertragsvorlagen für wiederkehrende Vertragstypen.
• Digitale Signatur — elektronische Signaturerfassung, damit Verträge ohne Papier unterschrieben werden.
• Verlängerungserinnerungen — Vertragsablauf-Benachrichtigungen, bevor ein Vertrag ausläuft.

Einrichtung

1. Modul aktivieren

Das Verträge-Modul ist nicht standardmäßig aktiv. Aktiviere es in den Workspace-Einstellungen unter den Modulen — danach erscheint Verträge in der Navigation.

2. Ersten Vertrag anlegen

Erstelle einen neuen Vertrag mit Titel, Vertragspartner und den wichtigsten Eckdaten wie Laufzeit. Der Vertrag startet als Entwurf — du kannst ihn in Ruhe fertigstellen, bevor er an die Gegenseite geht.

3. Vorlagen einrichten

Wenn du denselben Vertragstyp öfter brauchst (z. B. Artist-Bookings), lege ihn als wiederverwendbare Vertragsvorlage an. Neue Verträge aus einer Vorlage übernehmen Struktur und Standardtexte — du füllst nur noch die variablen Angaben aus.

4. Erinnerungen aktivieren

Aktiviere Verlängerungserinnerungen, damit du Vertragsablauf-Benachrichtigungen bekommst, bevor Fristen verstreichen. So verpasst du weder Kündigungsfristen noch nötige Verlängerungen.

Tägliche Arbeit

• Status pflegen: Setze den Vertragsstatus weiter, sobald sich etwas tut — versendet, wenn er beim Partner liegt; signiert, wenn beide Seiten unterschrieben haben.
• Digital signieren lassen: Mit der digitalen Signatur erfasst du die elektronische Unterschrift der Gegenseite direkt in GatherMatter, ohne Ausdrucken und Einscannen.
• Filtern und suchen: Die Vertragsliste lässt sich nach Status filtern — so siehst du sofort, welche Verträge noch als Entwurf liegen oder auf Unterschrift warten.
• Abläufe im Blick: Die Verlängerungserinnerungen melden sich rechtzeitig; prüfe bei jeder Benachrichtigung, ob du verlängern, neu verhandeln oder auslaufen lassen willst.

Tipps & FAQ

Kann ich bestehende Verträge als PDF ablegen? Vertragsdokumente kannst du gemeinsam mit deinen übrigen Unterlagen im Modul Dateien aufbewahren — etwa in einer eigenen, verschlüsselten Kiste.

Was passiert mit abgelaufenen Verträgen? Sie bleiben mit Status „abgelaufen" in der Liste erhalten. So behältst du die Historie und kannst bei einer Verlängerung auf den alten Vertrag zurückgreifen.

Wer darf Verträge sehen und bearbeiten? Der Zugriff folgt den Rollen und Berechtigungen deines Workspace. Beschränke das Modul im Zweifel auf Personen, die tatsächlich mit Verträgen arbeiten.

Brauche ich für jede Kleinigkeit einen Vertrag im System? Nein — aber alles, was Fristen oder Zahlungen enthält, profitiert von Status-Workflow und Verlängerungserinnerungen.