Inventar: Ausstattung verwalten und verleihen

Überblick

Das Inventar-Modul unter /w/<workspace>/inventory verwaltet die Ausstattung deines Workspaces — vom Mischpult über Kabelkisten bis zum Pavillon. Jeder Gegenstand hat Stückzahl und Verfügbarkeit, optional Kategorie, Lagerort, Zustand, Seriennummer, Foto, Kaufdatum, Kaufpreis und aktuellen Wert.

Die Kopfzeile zeigt dir jederzeit den Gesamtstand: wie viele Gegenstände es gibt, wie viele verfügbar, verliehen und überfällig sind.

Das Modul besteht aus vier Bausteinen:

• Inventarverwaltung — Ausstattung erfassen und verfolgen (Basis).
• Geräteverleih — Ausleihe und Rückgabe an Mitglieder dokumentieren.
• Wartungsverfolgung — Wartungsintervalle und -termine je Gegenstand.
• Inventarberichte — Nutzungsberichte über deinen Bestand.

Einrichtung

1. Modul aktivieren

Aktiviere das Inventar-Modul in deinem Workspace. Die Basisverwaltung ist damit sofort nutzbar; Verleih, Wartung und Berichte sind eigene Zusatz-Features, die du bei Bedarf zuschaltest.

2. Kategorien anlegen

Lege Kategorien wie „Tontechnik", „Licht" oder „Mobiliar" an — mit Farbe und Icon, damit die Liste übersichtlich bleibt. Über den Kategorie-Filter findest du später alles schnell wieder.

3. Gegenstände erfassen

Erfasse jeden Gegenstand mit Name und Stückzahl; alles Weitere ist optional, zahlt sich aber aus: Lagerort für die Suche, Seriennummer und Kaufpreis für Versicherung und Kassaprüfung, Zustand für den Verleih.

Tägliche Arbeit

Verleihen und zurücknehmen. Beim Verleih wählst du Gegenstand, Menge und das ausleihende Mitglied, optional mit Rückgabedatum, Zweck und Kaution. Bei der Rückgabe dokumentierst du den Zustand — Abweichungen zum Zustand bei Ausgabe bleiben nachvollziehbar. Wird ein Rückgabedatum überschritten, gilt die Ausleihe automatisch als überfällig; verlorene oder beschädigte Gegenstände markierst du entsprechend.

Kautionen verwalten. Für heikle Ausstattung kannst du pro Gegenstand eine Kaution verlangen. Beim Verleih hältst du fest, ob sie hinterlegt wurde, bei der Rückgabe, ob sie zurückgezahlt oder (bei Schaden/Verlust) einbehalten wird.

Wartung planen. Hinterlege je Gegenstand ein Wartungsintervall in Tagen sowie die letzte Wartung — so siehst du, wann die nächste fällig ist. Praktisch für alles mit Prüfpflicht oder Verschleiß: Nebelmaschine, Feuerlöscher, Traversen.

Suchen und filtern. Die Suche greift über Name, Beschreibung und Lagerort; kombiniert mit dem Kategorie-Filter findest du auch in großen Beständen sofort das richtige Teil.

Tipps & FAQ

An wen kann ich verleihen? An Mitglieder deines Workspaces. Jede Ausleihe ist einem Mitglied zugeordnet — so ist immer klar, wer was hat.

Was passiert bei überfälligen Ausleihen? Sie werden automatisch als überfällig markiert und in der Kopfzeile gezählt, damit nichts untergeht.

Kann ich mehrere Exemplare desselben Gegenstands verwalten? Ja. Jeder Gegenstand hat eine Stückzahl; die Verfügbarkeit sinkt mit jeder Ausleihe und steigt mit jeder Rückgabe.

Gehört Inventar nicht eher zur Technik als zu den Finanzen? Beides — für den Alltag ist es Logistik, für Verein und Buchhaltung ist der Bestand mit Werten aber auch Teil des Vermögens. Deshalb findest du es hier bei den Finanz-Themen.