Die Workspace-E-Mail-Inbox

Überblick

Die Workspace-E-Mail-Inbox ist das gemeinsame Postfach deiner Organisation: Workspace-E-Mail für Bestellungen, Mitglieder, Buchungen und Support — an einem Ort, für das ganze Team sichtbar. Du findest sie unter Kommunikation in der Sidebar, Tab E-Mail (/w/<workspace>/communicate/email).

Anders als ein privates Postfach arbeitet die Inbox mit Threads und Status: Jede Konversation ist Offen, Zurückgestellt, Geschlossen, Archiviert oder Spam. So sieht jedes Teammitglied sofort, was noch Antwort braucht — und nichts geht in einem persönlichen Posteingang verloren.

Einrichtung

1. E-Mail-Einstellungen prüfen

Öffne in der Inbox die E-Mail-Einstellungen. Dort verwaltest du:

• Adresse — die E-Mail-Adresse deines Workspace, inklusive Verifizierungsstatus.
• Standard-Absendername — wie dein Workspace bei Empfängern erscheint.
• Signatur — wird an ausgehende Nachrichten angehängt.
• Fallback-Weiterleitung — eine Adresse, an die eingehende Mails zusätzlich weitergeleitet werden.

Der E-Mail-Empfang startet, sobald die Workspace-Adresse eingerichtet und verbunden ist.

2. Zustellungs-Tracking (optional)

In den Einstellungen kannst du optional das Verfolgen von E-Mail-Öffnungen und Linkklicks aktivieren. Aus Datenschutzgründen ist beides standardmäßig deaktiviert — lass es aus, wenn du es nicht wirklich brauchst.

3. Gespeicherte Antworten anlegen

Unter Gespeicherte Antworten hinterlegst du wiederverwendbare Antwortvorlagen für häufige Anliegen — etwa Rückerstattungsanfragen oder Anfahrtsinfos. Beim Antworten fügst du sie mit einem Klick ein und passt die Platzhalter an.

4. Regeln einrichten (optional)

Mit der Zusatzfunktion E-Mail-Automatisierung (unter Einstellungen → Funktionen zuschaltbar) definierst du unter Regeln Automatisierungen: automatische Antworten, Weiterleitungen, Tags und Zuweisungen an Teammitglieder.

Tägliche Arbeit

• Triagieren — neue Threads landen unter Offen. Beantworte sie, stelle sie mit Zurückstellen auf später, schließe Erledigtes oder markiere Unerwünschtes als Spam.
• Antworten und verfassen — mit Antworten bleibst du im Thread, mit Verfassen startest du eine neue Mail (inklusive Cc/Bcc und Dateianhängen). Vor dem Senden zeigt dir die Vorschau die fertige Mail.
• Interne Notizen — halte Kontext direkt am Thread fest („Rückerstattung geklärt, wartet auf Buchhaltung“). Notizen sieht nur dein Team, nie die Absender:innen.
• Suchen und filtern — durchsuche Threads und filtere über die Status-Navigation, statt zu scrollen.

Wer eine Antwort verschickt, entscheidet pro Nachricht auch über den Absendernamen — praktisch, wenn mehrere Personen dasselbe Postfach betreuen.

Tipps & FAQ

Wer sieht die Inbox? Teammitglieder mit Zugriff auf den Bereich Kommunikation. Manche Rollen können die Inbox nur lesen, ohne selbst Nachrichten zu senden.

Was ist der Unterschied zwischen Schließen und Archivieren? Schließen heißt: Anliegen erledigt — der Thread kann bei einer neuen Antwort wieder geöffnet werden. Archivieren räumt Threads dauerhaft aus dem aktiven Blickfeld.

Warum sehe ich Bilder in einer E-Mail nicht? Externe Bilder werden zum Schutz deiner Privatsphäre blockiert. Mit Bilder laden holst du sie für die jeweilige Nachricht nach.

Wofür ist die Fallback-Weiterleitung? Als Sicherheitsnetz: Eingehende Mails erreichen dich auch dann, wenn gerade niemand in die Inbox schaut — etwa in ein bestehendes Vereinspostfach.

Was gehört in die Inbox, was in den Chat? Alles, was per E-Mail von außen kommt (Gäste, Partner, Support), lebt in der Inbox. Interne Abstimmung läuft über Nachrichten, Rundschreiben über Newsletter.