Kassabuch & Barverkäufe am Einlass

Überblick

Das Kassabuch ist ein eigenes Finanz-Feature für Bargeldbewegungen: ein chronologisches Register mit fortlaufenden Belegnummern, geführt pro Geschäftsjahr. Du findest es im Finanzbereich unter /w/<workspace>/finance/kassabuch, sobald das Feature in deinem Workspace aktiv ist.

Getrennt davon gibt es den Vor-Ort-Verkauf an der Abendkasse: Auf der Einlass-Seite eines Events (/w/<workspace>/events/<event>/admission) verkauft dein Team Resttickets direkt an der Tür — bar oder per Karte (Tap to Pay am iPhone). Diese Verkäufe erscheinen als Bestellungen in deiner Event-Abrechnung.

Einrichtung

1. Kassabuch aktivieren

Das Kassabuch (finance.cash_book) ist nicht standardmäßig eingeschaltet. Aktiviere es über die Feature-Verwaltung deines Workspaces; danach erscheint der Tab im Finanzbereich.

2. Geschäftsjahr initialisieren

Beim ersten Öffnen legst du pro Geschäftsjahr den Anfangsbestand deiner Kassa und das Startdatum fest. Erst danach kannst du Einträge erfassen. Der Jahreswechsel funktioniert genauso: neues Jahr auswählen und mit dem Endbestand des Vorjahres initialisieren.

3. Abendkasse freischalten (RKSV-Hinweis)

Bevor dein Team an der Abendkasse verkaufen kann, muss ein:e Organisator:in einmal pro Workspace den Registrierkassen-Hinweis (RKSV) bestätigen. GatherMatter speichert, wer wann bestätigt hat. Ohne Bestätigung bleibt der Verkauf gesperrt.

Tägliche Arbeit

Einträge erfassen. Vier Eintragstypen stehen zur Auswahl: Einnahme, Ausgabe, Einlage und Entnahme, jeweils mit passenden Kategorien. Jeder Eintrag bekommt automatisch eine fortlaufende Belegnummer im Format 2026-0042.

Stornieren statt löschen. Einträge lassen sich nicht löschen — ein Storno erzeugt eine Gegenbuchung mit Begründung. So bleibt das Kassabuch lückenlos und nachvollziehbar.

Exportieren. Über den Download-Button exportierst du das Kassabuch als PDF sowie in Tabellenformaten (CSV/Excel) für deine Buchhaltung, gefiltert nach Jahr und Eintragstyp.

An der Abendkasse verkaufen. Auf der Einlass-Seite wählt dein Team Tickets aus, kassiert bar oder per Karte/Tap to Pay und die Käufer:innen sind sofort eingecheckt. Barverkäufe funktionieren mit EventMesh auch offline und werden später synchronisiert.

Tipps & FAQ

Muss ich in Österreich eine Registrierkasse haben? Ab €15.000 Jahresumsatz, davon €7.500 in baren bzw. barähnlichen Zahlungen, ist eine manipulationssichere Registrierkasse verpflichtend (§131b BAO / RKSV) — Kartenzahlung vor Ort gilt dabei als Barumsatz. Es gibt Ausnahmen (etwa das „kleine Vereinsfest"); ob sie auf dich zutreffen, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Gilt die Belegerteilungspflicht auch an der Abendkasse? Ja, für jeden Verkauf vor Ort. Kläre mit deiner Steuerberatung, wie du das für dein Setting korrekt abbildest, bevor du an der Abendkasse verkaufst.

Ersetzt das Kassabuch meine Registrierkasse? Nein. Das Kassabuch ist ein Journal deiner Bargeldbewegungen (Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen) — es ist keine Registrierkasse im Sinne der RKSV.

Kann ich das Kassabuch rückwirkend korrigieren? Nur per Storno-Gegenbuchung mit Begründung. Genau das macht es als Nachweis brauchbar: Jede Änderung bleibt sichtbar.